In verband met een gepland onderhoud zijn de websites van OOM op woensdag 29 mei vanaf 17:00 verminderd bereikbaar. Excuses voor het ongemak. U kunt uw vraag stellen via info@oom.nl of vergoedingen@oom.nl, wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

Receptioniste / Telefoniste

Receptioniste / Telefoniste

Let op, dit is een functieomschrijving, geen vacature. Je kunt hierop dus niet reageren.


Functiekenmerken

Korte omschrijving
De receptioniste / telefoniste zorgt voor een nette en klantvriendelijke ontvangst van de klant, voor het correct aannemen en doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken, maar ook voor het ondersteunende administratieve activiteiten en voor telefonische acties en onderzoek (denk aan verkoopondersteuning en klanttevredenheid).
 
Andere namen voor deze functie
Receptioniste, telefoniste, medewerker receptie, gastvrouw
 
Plaats in de organisatie
Legt verantwoording af aan …. Wordt, bij afwezigheid, vervangen door…
 
Resultaatgebieden
De resultaatgebieden zijn:
  • Een tijdige en correcte behandeling van in- en uitgaand telefoon- en postverkeer
  • Een correcte en klantvriendelijke ontvangst van bezoekers
  • Administratieve ondersteuning
  • Telefonische verkoopondersteuning
Zelfstandigheid
Deelt de eigen tijd in op basis van vaste gegevens en de noodzakelijke reactie op meldingen. Is voor aanpak / vormgeving gebonden aan duidelijke instructies. De chef is bereikbaar. Het oplossen van problemen vergt naast het kennisniveau ook enige maanden ervaring. De frequente contacten met iedereen in het bedrijf zijn gericht op een vlotte afwerking, waartoe een goede verstandhouding nodig is.
 
Complexiteit
De functie is gericht op het bedienen van de telecommunicatieapparatuur, de ontvangst van gasten, het verzorgen van de inkomende- en uitgaande post en het verrichten van administratieve hulptaken. Hoge afwisseling van een beperkt aantal onderwerpen. Vaak is sprake van tijdsdruk.
 
Afbreukrisico
Fouten in de telefoonafhandeling en omgang met bezoekers kunnen de goede representatie van het bedrijf aantasten en tijdverlies, irritatie en misverstanden veroorzaken. Fouten in de regelmatige externe contacten leiden tot verlies aan imago.
 
Opleidingsniveau
De kennis dient naar inhoud en niveau gelijkwaardig te zijn aan MBO2-3 / HAVO, aangevuld met cursussen en/of trainingen met een gemiddelde studielast tot 1 jaar. Gewenste vooropleiding: Secretarieel medewerker (telefoniste/receptioniste) MBO2 of secretaresse MBO3
 
Mentale en fysieke belasting
Kantoor- en balieomstandigheden met eventueel enige hinderlijke factoren. Werkt uren achtereen aan de PC.
 
 

Taken

Facilitaire ondersteuning
  • Opruimen van kantoor of kantine
  • Verrichten van keuken- en kantinewerkzaamheden
  • Verzorgen van presentatieruimte en presentatiemateriaal
Kwaliteit, arbo en milieu (KAM)
  • Evalueren van werkzaamheden en doen van voorstellen voor verbetering
  • Toepassen van wettelijke-, veiligheids-, bedrijfs- en werkvoorschriften
Ontwikkeling
  • Bijhouden en uitbreiden van actuele vak- en productkennis
  • Delen en overdragen van vakkennis met collega's
Organisatie van eigen werk
  • Bijhouden van administratie van eigen werkzaamheden en urenverantwoording
  • Opruimen en schoonmaken van de werkplek
  • Plannen van eigen werkzaamheden
Overleg en afstemming
  • Deelnemen aan werkoverleggen en/ of toolboxmeetings
  • Informeren van en samenwerken met collega's
Personeelszaken
  • Zorgen voor persoonlijke attenties
  • Ontvangen en verwerken van ziek- en betermeldingen
Secretariële werkzaamheden
  • Afhandelen van correspondentie
  • Afhandelen van telefoon of email
  • Bedienen van telefoon- of alarmcentrale
  • Beheren van reserveringssystemen
  • Bijhouden van aan- en afwezigheid van medewerkers
  • Inkomende en uitgaande post afhandelen
  • Invoeren van gegevens in geautomatiseerde systemen
  • Ontvangen van bezoekers
  • Opbergen en archiveren van informatie
  • Opstellen en verspreiden van verslagen of notulen
  • Uitwerken van briefconcepten
  • Verwerken van gegevens en teksten
Uitdragen van kernwaarden van het bedrijf
  • Representatief en uiterlijk verzorgd het bedrijf vertegenwoordigen
  • Tonen van inzet en motivatie

 
Kennis en vaardigheden

Om het takenpakket goed uit te voeren, heeft de medewerker de volgende kennis en vaardigheden nodig.
 
Aanpassen en aankunnen
  • Stressbestendig zijn
Administratieve kennis
  • Administratieve vaardigheden
  • Secretarieel
Communiceren
  • Begrippen, vaktaal, jargon
  • Formuleren en rapporteren
  • Presenteren
  • Verbale vaardigheden
Creëren en analyseren
  • Analyseren
  • Cijfermatig inzicht
  • Leren
  • Onderzoeken
Kennis van kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu
  • Kwaliteitszorg
  • Normen voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu
Ondernemen en presteren
  • Bedrijfsmatig handelen
  • Gedrevenheid en ambitie tonen
Organiseren en uitvoeren
  • Instructies en procedures volgen
  • Plannen en organiseren
  • Zorgvuldigheid
Samenwerken en omgaan met anderen
  • Aandacht en begrip tonen
  • Ethisch en integer handelen
  • Klantgericht zijn
  • Samenwerken
 

Gewenste opleidingen

Opleiding
Medewerker secretariaat en receptie