In verband met de maatregelen genomen in het kader van het coronavirus zullen alle door ons georganiseerde bijeenkomsten tot en met 28 april worden geannuleerd, de deelnemers worden hiervan via e-mail op de hoogte gebracht. Voor vragen kunt u contact opnemen via info@oom.nl of 0172-521500.

Declaratieproces verloopt veel soepeler

Nieuwsbrief januari

meld je aan voor onze e-mail nieuwsbrief

Declaratieproces verloopt veel soepeler

Hoe gaat dat nou eigenlijk precies, dat digitaal declareren? Even bellen met Brenda Scheuer, manager van de Afdeling Vergoedingen.

Hoe werkt dat nou precies, dat digitaal declareren?
‘Heel simpel. Er zijn twee mogelijkheden: je gaat naar MijnOOM.nl en ziet in de status van de aanvraag of je deze kunt declareren - de betreffende regel is dan groen gekleurd. Je klikt op documenten om de bewijsstukken te uploaden. Of je kiest voor de shortcut die je in de mail ontvangt.  Zodra je kunt declareren, ontvang je namelijk een mail van OOM met een link. Je klikt erop en komt in de aanvraag. Je kunt dan direct de bewijsstukken uploaden.’ 
 
Wat gebeurt er met de declaratie, zodra alle bewijsstukken zijn geupload?
‘Dan verschijnt deze in onze werklijst en wordt in volgorde van binnenkomst afgehandeld. Als de juiste stukken met de gevraagde informatie zijn opgestuurd, keren we direct uit. Zo niet, dan nemen we contact op met de werkgever en vragen om het dossier zo spoedig mogelijk compleet te maken.’
 
Wat zijn de belangrijkste voordelen van het digitaal declareren?
‘Het is veel sneller; de vergoeding staat werkdagen eerder op de rekening van de werkgever. Bovendien blijft het dossier van de aanvraag ook na het uitkeren digitaal bewaard voor de werkgever en voor ons, dus ordners met papieren stukken kunnen weg. Digitaal declareren scheelt nog meer middelen. Denk een inkt, nietjes, postzegels… En, het gebeurde wel eens dat bewijsstukken die over de post werden verzonden niet aankwamen. Dat is met digitaal declareren natuurlijk verleden tijd.’
 
Wat als een werkgever digitaal wil declareren, maar er niet uitkomt?
‘Stap niet over op papier, maar bel met de Afdeling Vergoedingen van OOM. We hebben het nu zo ingericht dat er mensen klaar zitten om direct te ondersteunen, en die kunnen helpen als het systeem onverhoopt vastloopt. Als er iets misgaat of onduidelijk is, willen we daar sowieso graag van leren. We hebben weliswaar uitgebreide gebruikerstesten gedaan, maar je weet maar nooit, dus bel als er iets is.’
 
Nemen jullie papieren declaraties nog wel in behandeling?
‘Ja, dat wel, maar we zullen werkgevers nadrukkelijk stimuleren om hun aanvragen en declaraties te digitaliseren. Dat is voor iedereen beter. Wist je bijvoorbeeld ook dat werkgevers door het nieuwe systeem herinnerd worden aan welke bewijsstukken ze nog in moeten sturen? Handig, want zo weet de werkgever precies waar hij aan toe is en krijgen wij alleen nog complete declaraties binnen.’
 
Je bent echt heel enthousiast!
‘Ja, ik ben er superblij mee. Het declaratieproces verloopt veel soepeler en we hoeven ons niet meer door stapels papier heen te worstelen. Bovendien zie ik het als de eerste stap naar verdere digitalisering van onze dienstverlening. We kunnen nu verder met de volgende: een eigen portal voor medewerkers in MijnOOM.nl.’
 
Vragen of opmerkingen over digitaal declareren? Bel onze afdeling Vergoedingen op 0172-521555.