Houd persoonlijke gegevens persoonlijk

Regelmatig ontvangen we bij aanvragen documenten met persoonlijke informatie. Wij mogen dit soort gegevens echter niet verwerken of bewaren. Manager Brenda Scheuer van de afdeling Vergoedingen legt uit hoe je je bewijsstukken privacy-proof kunt aanleveren.

Voor aanvragen en declaraties vragen we je vaak om bewijsstukken. Dat zijn bijvoorbeeld facturen, een stage-overeenkomst of een bewijs van inschrijving. Het gebeurt vaak dat daarop persoonlijke gegevens staan. Denk aan een BSN, nationaliteit of een foto. In verband met strenge privacywetgeving mogen wij dit soort informatie niet verwerken of bewaren en zijn wij verplicht zulke stukken te vernietigen. Zonde van het extra werk! Aanvragen duren hierdoor langer.
 
Het correct aanleveren van de gegevens is de verantwoordelijkheid van de aanvrager. Let hierop voordat je bewijsstukken uploadt:

• Stuur alleen info waar we om vragen.
• Staat er een BSN, nationaliteit of pasfoto op? Maak in elk geval die info onleesbaar.
• Andere persoonlijke informatie die we niet vragen kun je ook onleesbaar maken.

Er zijn enkele uitzonderingen. Voor sommige nationale en Europese subsidieregelingen zijn we namelijk verplicht bewijsmateriaal met persoonlijke gegevens te verzamelen. In dat geval doen wij een expliciet verzoek om specifieke informatie aan de werkgever.
 
Wil je een snelle afhandeling van je aanvraag? Check dan of alle bewijsstukken ‘schoon’ zijn, zodat we meteen je aanvraag kunnen behandelen. En zo blijft persoonlijke info ook echt persoonlijk!

Heb je vragen over een aanvraag of over het uploaden van bewijsstukken? Bel gerust met een van onze medewerkers van de afdeling Vergoedingen, 0172 52 15 55.